Organisationer, der har tilladelse til at foretage hus- og/eller gadeindsamling i medfør af indsamlingslovens §§ 5 eller 6, skal indsende et særskilt regnskab for den afholdte hus- og/eller gadeindsamling.

Formålet med det særskilte regnskab er, at befolkningen kan få et indblik i indsamlingen, herunder hvordan de indsamlede midler anvendes. På den måde har bidragsyder mulighed for at træffe sin beslutning om at yde bidrag til en organisation på et oplyst grundlag.

Desuden giver det særskilte regnskab Indsamlingsnævnet et bedre grundlag for at føre kontrol med indsamlingerne samt vurdere organisationernes eventuelle fremtidige ansøgninger om tilladelse til hus- og/eller gadeindsamlinger.

Vejledningen beskriver, hvordan I som organisation skal forholde jer til kravene til det særskilte regnskab for jeres hus- og/eller gadeindsamling. Vejledningen indeholder også et eksempel på et særskilt indsamlingsregnskab for en hus- og gadeindsamling.

I skal også være opmærksomme på en række øvrige bestemmelser i indsamlingsbekendtgørelsen og i retningslinjerne for god indsamlingsskik. Vi har i vejledningens første afsnit beskrevet, hvad I skal være særligt opmærksomme på.

En tilladelse til at foretage hus- og/eller gadeindsamling er en undtagelse fra de lovbestemte forbud. Det er en særlig tilladelse, som giver jer muligheden for én dag årligt op til 3 år ad gangen at forstyrre befolkningen enten i det offentlige rum eller på deres bopæl med en opfordring om at yde bidrag.

I må derfor ikke lave en hus- og/eller gadeindsamling, med mindre Indsamlingsnævnet har givet tilladelse på baggrund af en ansøgning. Det fremgår af indsamlingslovens §§ 5 og 6.

Hensigten med forbuddet er et grundlæggende hensyn til befolkningen, herunder den gene, det kan være at blive opsøgt på ens private bopæl, ved telefonisk henvendelse, eller i det offentlige rum, med opfordring til at yde bidrag.

For husindsamlinger og gadeindsamlinger skal I udarbejde et særskilt regnskab. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 10, stk. 1.

Hvis I har afholdt både en husindsamling og en gadeindsamling på indsamlingsdagen, må I dog aflægge ét samlet regnskab for hus- og gadeindsamlingen.

Regnskabet for jeres hus- og/eller gadeindsamling skal indeholde oplysninger om indtægter og udgifter, som har sammenhæng med jeres hus- og/eller gadeindsamling.

I kan i afsnittet Oplysninger om indsamlingens samlede indtægter læse mere om, hvilke indtægter I kan medtage i regnskabet.

Indtægter og udgifter fra indsamlingsaktiviteter, som ikke er omfattet af hus- og/eller gadeindsamlingen, skal kun fremgå af jeres årsregnskab. I finder nævnets regnskabsvejledning til disse regnskaber her: Regnskabsvejledning

Det er vigtigt, at regnskabet kun afspejler de faktiske forhold omkring jeres hus- og/eller gadeindsamling. Hvis I har inddraget oplysninger om indtægter og udgifter fra jeres øvrige indsamlingsaktiviteter, kan det påvirke jeres overskudsgrad og dermed vurderingen af, hvorvidt I kan sandsynliggøre et godt indsamlingsresultat ved en fremtidig ansøgning om tilladelse.

Regnskabet skal indeholde oplysninger om anvendelsen af de indsamlede midler. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 10, stk. 1. nr. 2.

I regnskabet skal I oplyse, hvad I har anvendt de indsamlede midler til.

Oplysningerne om midlernes anvendelse skal være specificeret. I kan vælge at gøre dette via noter til resultatopgørelsen, eller lade oplysningerne fremgå direkte af regnskabet, hvis I ikke ønsker at anvende noter i regnskabet.

Det er vigtigt, at det tydeligt fremgår, hvordan de indsamlede midler er anvendt. På den måde kan bidragsyder få indblik i, hvordan I har brugt de midler, som bidragsyder har doneret.

Det er ikke afgørende, hvordan I gør, så længe det er gennemskueligt for læseren af jeres regnskab, ligesom anvendelsen skal kunne dokumenteres over for nævnet i tilfælde af, at regnskabet udtages til kontrol.

Det er dog ikke tilstrækkeligt at skrive, at ”midlerne er anvendt til formålet” eller at gengive formålet ordret. I bør uddybe det nærmere og eksempelvis skrive ”indkøb af mad og tæpper”, ”dyrelægeregninger” eller lignende. I må gerne samle jeres udgifter i hovedposter.

Det er heller ikke tilstrækkeligt at henvise til årsregnskabet for det pågældende år.

Det er ligeledes ikke tilstrækkeligt kun at angive anvendelsen i regnskabets beretning.

Hvis de indsamlede midler er anvendt til organisationens generelle driftsudgifter, kan I redegøre for anvendelsen i noten, hvor I kan anføre hvilke udgiftsposter i resultatopgørelsen, de indsamlede midler er anvendt til. I kan også vælge at bruge en fordelingsnøgle på baggrund af de indkomne midler fra indsamlingen til jeres generelle formål.

I skal i den forbindelse være opmærksomme på, at hvis anvendelsen ikke kan indeholdes i indsamlingens godkendte generelle formål, kan I alene anvende et rimelig beløb til at dække administrationsomkostninger forbundet med indsamlingen. I kan læse mere om muligheden for at anvende dele af midlerne på administrationsomkostninger under afsnittet Rimelige administrationsomkostninger forbundet med indsamlingen.

Hvis I har overført midler til en samarbejdspartner, kan det dog være vanskeligt at opgøre de faktiske udgifter i hovedposter. Derfor kan I angive det overførte beløb og kort gengive indholdet af aftalen med jeres samarbejdspartner.

De indsamlede midler skal anvendes i overensstemmelse med formålet angivet i ansøgningen, medmindre I har fået Indsamlingsnævnets tilladelse til at anvende dem på andre formål. Det fremgår af bekendtgørelsens § 7, stk. 1.

I kan anvende et rimeligt beløb til at dække omkostninger forbundet med indsamlingen. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 7, stk. 2.

Regnskabet skal indeholde oplysninger om anvendelsen af de indsamlede midler, herunder eventuelle udgifter til administration, jf. § 7, stk. 2. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 10, stk. 1. nr. 2.

I skal i regnskabet oplyse, hvilke omkostninger I har haft i forbindelse med indsamlingen, herunder indsamlingskampagnen relateret til hus- og/eller gadeindsamlingen. Det er kun de administrationsomkostninger, som har været nødvendige for at kunne afholde hus- og/eller gadeindsamlingen, der skal medtages i regnskabet.

Administrationsomkostninger forbundet med jeres øvrige indsamlingsaktiviteter skal ikke inddrages i regnskabet for jeres hus -og/eller gadeindsamling, men i jeres årsregnskab.

Oplysningerne om administrationsomkostningerne skal være specificerede i regnskabet. I kan vælge at gøre dette via noter til resultatopgørelsen, eller lade oplysningerne fremgå direkte af regnskabet, hvis I ikke ønsker at anvende noter i regnskabet.

Der ikke en fastsat grænse for, hvad der anses som et rimeligt beløb. Det vil altid være en konkret vurdering, om administrationsomkostningerne, forbundet med indsamlingen, anses for rimelige.

I skal dog være opmærksomme på, at en tilladelse til at foretage hus -og/eller gadeindsamling kræver en overskudsgrad på minimum 2/3. Derfor vil det almindeligvis forventes, at omkostningerne som udgangspunkt udgør under 1/3.

Hvis jeres administrationsomkostninger er høje i forhold til indtægterne, kan I redegøre nærmere herfor. I kan lave redegørelsen i regnskabet eller sende den særskilt i forbindelse med, at I indsender regnskabet til Indsamlingsnævnet. Det vil potentielt kunne spare jer for spørgsmål fra Indsamlingsnævnets sekretariat i forbindelse med en udtagelse af regnskabet til kontrol.

Regnskabet skal indeholde en beretning med oplysninger om antallet af indsamlere samt et kort over anvendte ruter. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 10, stk. 1. nr. 3.

Beretningen kan indgå i ledelsesberetningen. Hvis I ikke har en ledelsesberetning, kan I med fordel indsætte beretningen i sammenhæng med ledelsespåtegningen i regnskabet. Det er nemlig både regnskabet, beretningen og erklæringen om indsamlingens lovlighed, der skal underskrives.

Beretningen skal indeholde oplysninger om, hvor mange indsamlere, der var på gaden til jeres hus- og/eller gadeindsamling. I må gerne sammenligne med jeres forventninger med tidligere år, hvis I finder det relevant, men det er ikke krav.

Der skal i regnskabet indsættes et kort, der viser, hvilke ruter indsamlerne har dækket på indsamlingsdagen. Det kan være svært at vise de enkelte konkrete ruter i et almindeligt billedformat, hvorfor I med fordel kan markere de byer eller områder, der er dækket på indsamlingsdagen. Det er ikke tilstrækkeligt kun at indsende en liste over de ruter, der er dækket på indsamlingsdagen.

Regnskab, beretning og erklæringen om indsamlingens lovlighed skal være udfærdiget på dansk eller engelsk. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 10, stk. 2.

Regnskab, beretning og lovlighedserklæring skal være underskrevet af de ansvarlige for indsamlingen. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 10, stk. 2.

Den ansvarlige for jeres indsamling er jeres organisation, og det vil derfor være de tegningsberettigede, der skal underskrive regnskabet, beretningen og lovlighedserklæringen. Det vil typisk fremgå af jeres organisations vedtægter, hvem der er tegningsberettiget.

Hvis I har indsamlet mere end 50.000 kr., skal regnskabet revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 11 stk. 1.

Hvis en revisor har et aktivt MNE-nummer i det Centrale Virksomhedsregister, er vedkommende statsautoriseret eller registreret revisor.

Ved revision forstås, at revisor gennemgår regnskabet samt det underliggende materiale og efterfølgende udfærdiger en erklæring med påtegning om det udførte arbejde og konklusionen herpå med en høj grad af sikkerhed for oplysningerne i regnskabet. Det er derfor ikke tilstrækkeligt, hvis der alene udføres en udvidet gennemgang, et review, eller assisteres med opstilling af regnskabet.

Revisor skal påse, at der foreligger den fornødne dokumentation for det i regnskabet oplyste, herunder for udgifter til administration og anvendelsen af de indsamlede midler. Det fremgår af bekendtgørelsens § 11, stk. 2.

Det skal fremgå af revisors påtegning (revisionserklæringen), hvis regnskabet ikke indeholder en erklæring fra de ansvarlige for indsamlingen om, at indsamlingen er foretaget i overensstemmelse med indsamlingsreglerne. Det fremgår af bekendtgørelsens § 11, stk. 3.

Regnskabet skal indsendes til Indsamlingsnævnet senest seks måneder efter indsamlingens afholdelse. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 10, stk. 4.

Hvis I har en hjemmeside, skal regnskabet offentliggøres her. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 12.