I skal redegøre for de indsamlede midler i årsregnskabet. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 2, at regnskabet skal indeholde oplysninger om de enkelte indsamlingers indtægter og anvendelsen af de indsamlede midler, herunder eventuelle udgifter til administration.

En indsamling er ifølge indsamlingslovens § 1, stk. 1, enhver form for opfordring til at yde bidrag til et forud angivet formål. Ethvert bidrag ydet i henholdt til opfordringen betragtes som indsamlede midler.

Salg anses som indsamling, når det i umiddelbar tilknytning til salget tilkendegives, at en del af købesummen går til et forud angivet formål. Det fremgår af indsamlingslovens § 1, stk. 3. Det betyder, at hvis I eksempelvis har en webshop eller en genbrugsbutik og i forbindelse med salget tilkendegiver, at overskuddet går til et givent formål, betragtes overskuddet som indsamlede midler. I regnskabet kan I derfor nøjes med at angive overskuddet fra jeres salg, da det alene er overskuddet, som er indsamlede midler.

Der er også nogle organisationer, der har et så overordnet formål, fx velgørende formål, at der er tale om en indsamling, uanset at det ikke ved salget er tilkendegivet, at købesummen eller en del heraf går til et forudbestemt formål. Som eksempel kan nævnes, at jeres velgørende organisation eller lignende sælger et smykke, hvor det kun er jeres organisations navn, som er angivet på indpakningen. Køber af smykket kan alene på grund af, at I som organisation sælger smykket, have en forventning om, at købesummen går til jeres formål, også selvom det ikke er angivet på indpakningen.   

Bidrag fra faste bidragsydere eller støttemedlemmer vil også betragtes som indsamlede midler, ligesom fadderskaber eller sponsorbørn er indsamlinger. Derimod vil kontingentbetalinger fra egentlige medlemmer med tilhørende medlemsgoder, fx stemmeret til jeres generalforsamling, ikke anses for at være indsamlede midler.

Testamentariske bidrag anses ikke for at være omfattet af loven. Selvom I har opfordret til at testere til jeres organisation, herunder eventuelt tilbyder bistand til testator, skal indtægter fra en sådan opfordring ikke medtages i den del af årsregnskabet, som udelukkende relaterer sig til indsamling.

Tilskud fra det offentlige og ansøgte fondsmidler anses heller ikke for at være indsamlede midler. Hvis I modsat har modtaget midler fra f.eks. en fond, uden at I har ansøgt om dem, anses de for at være indsamlede midler.   

Derudover er der en række undtagelser i lovens § 2. Disse undtagelser omhandler private indsamlinger, indsamlinger af brugte ting af ringe værdi, indsamlinger udelukkende foretaget ved indendørs gudstjenester, indsamlinger til støtte for politiske partier og almennyttige lotterier. Det skal dog bemærkes, at hvis I foretager en privat indsamling eller indsamling ved en indendørs gudstjeneste til samme formål, som I også offentligt samler ind til, vil alle midlerne betragtes som indsamlede midler, som I skal redegøre for i den del af regnskabet, der vedrører indsamlingen.

Hvis I er i tvivl om, hvorvidt en indtægt er omfattet af indsamlede midler eller ej, bør I overveje, hvorvidt indtægten er modtaget på baggrund af jeres opfordring eller ej.

Årsregnskabet skal indeholde oplysninger om de enkelte indsamlingers indtægter og anvendelsen af de indsamlede midler, herunder eventuelle udgifter til administration. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 2.

For hver indsamling I har foretaget, skal der i årsregnskabet være en særskilt oversigt over de indkomne midler, og hvor meget der er anvendt til indsamlingens formål, samt hvad I har anvendt midlerne til.

Det kan I gøre ved, at der i resultatopgørelsen angives én samlet post for alle de indsamlede midler, hvorefter redegørelsen for de specifikke indsamlinger angives i en note i årsregnskabet. I kan se et eksempel herpå i bilag 1.

Det er vigtigt, at det tydeligt fremgår i årsregnskabet, hvordan de indsamlede midler er anvendt. På den måde kan bidragsyder få indblik i, hvordan I har brugt de midler, som bidragsyder har doneret.

Det er ikke tilstrækkeligt at skrive, at ”midlerne er anvendt til formålet”, da et indsamlingsformål ofte kan forstås på forskellige måder. I bør således uddybe det nærmere og eksempelvis skrive ”indkøb af mad og tæpper”, ”dyrelægeregninger” eller lignende. I må gerne samle jeres udgifter i hovedposter.

Hvis I har overført midler til en samarbejdspartner i ulandet, kan det være vanskeligt at opgøre de faktiske udgifter i hovedposter. Derfor kan I angive det overførte beløb og kort gengive indholdet af aftalen med jeres samarbejdspartner. I kan se et eksempel herpå i bilag 1.

De indsamlede midler skal anvendes i overensstemmelse med formålet angivet i ansøgningen, medmindre I har fået Indsamlingsnævnets tilladelse til at anvende dem på andre formål. Det fremgår af bekendtgørelsens § 7, stk. 1.

Midler fra indsamling til organisationens generelle formål og driftsudgifter

Vi gør opmærksom på, at organisationens generelle driftsudgifter, fx udgifter til hjemmeside, bankgebyrer, personaleomkostninger, husleje, IT, forsikringer m.v., kan afholdes af de indsamlede midler, hvis anvendelsen hertil kan indeholdes i indsamlingens godkendte generelle formål.

Hvis de indsamlede midler er anvendt til organisationens generelle driftsudgifter, kan I redegøre for anvendelsen i noten, hvor I kan anføre hvilke udgiftsposter i resultatopgørelsen, de indsamlede midler er anvendt til. I kan også vælge at bruge en fordelingsnøgle på baggrund af de indkomne midler fra indsamlingen til jeres generelle formål.

Det er ikke afgørende, hvordan I gør, så længe det er gennemskueligt for læseren af jeres regnskab, ligesom anvendelsen skal kunne dokumenteres over for nævnet i tilfælde af, at regnskabet udtages til kontrol.

I skal i den forbindelse være opmærksomme på, at hvis anvendelsen ikke kan indeholdes i indsamlingens godkendte generelle formål, kan I alene anvende et rimelig beløb til at dække administrationsomkostninger forbundet med indsamlingen. I kan læse mere om muligheden for at anvende dele af midlerne på administrationsomkostninger under afsnittet ”Rimelige administrationsomkostninger forbundet med indsamlingen”.

Årsregnskabet skal indeholde en beretning, der beskriver væsentlige begivenheder eller aktiviteter i forbindelse med årets indsamlinger. Dette fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 3.

Beretningen kan indgå i ledelsesberetningen i årsregnskabet, og den skal være underskrevet af de ansvarlige for indsamlingen. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 2.

Beretningen kan tage udgangspunkt i følgende eksempel:

 

"Foreningen har i det forgangne år foretaget indsamling via foreningens hjemmeside, nyhedsbreve og sociale medier."     

I skal i årsregnskabet, på en for offentligheden let tilgængelig måde, oplyse om væsentlige aktiviteter i jeres organisation.

Hvis jeres eneste indsamlingsaktivitet har været en opfordring på jeres hjemmeside til at yde bidrag, skal dét fremgå af beretningen som den væsentlige oplysning.

Hvis I ikke har anvendt jeres indsamlingstilladelse i løbet af regnskabsåret og dermed ikke har samlet ind, anbefaler vi, at I oplyser det i beretningen. I kan i øvrigt læse mere om dén situation under punktet ”Hvis I ikke har samlet ind i løbet af året”.

Årsregnskabet skal indeholde en erklæring om, at indsamlingen er foretaget i overensstemmelse med reglerne i indsamlingsloven og indsamlingsbekendtgørelsen. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 4.

Erklæringen skal underskrives af de ansvarlige for indsamlingen og kan indgå i ledelsespåtegningen.

Erklæringen kan for eksempel udfærdiges på følgende måde:

”Undertegnede er ansvarlige for indsamlingen og erklærer ved underskrift, at indsamlingen er foretaget i overensstemmelse med reglerne i indsamlingsloven og indsamlingsbekendtgørelsen, jf. bekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 4.”

Regnskab, beretning og lovlighedserklæring skal underskrives af de ansvarlige for indsamlingen. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 2.

Den ansvarlige for jeres indsamling vil være jeres organisation, og det vil derfor være de tegningsberettigede, der skal underskrive regnskabet, beretningen og lovlighedserklæringen. Det vil typisk fremgå af jeres organisations vedtægter, hvem der er tegningsberettiget.

Hvis I har indsamlet mere end 50.000 kr., skal jeres regnskab revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 11, stk. 1.

Hvis en revisor har et aktivt MNE-nummer i det Centrale Virksomhedsregister, er vedkommende statsautoriseret eller registreret revisor.

Ved revision forstås, at revisor gennemgår regnskabet samt det underliggende materiale og efterfølgende udfærdiger en erklæring med påtegning om det udførte arbejde og konklusionen herpå med en høj grad af sikkerhed for oplysningerne i årsregnskabet. Det er derfor ikke tilstrækkeligt, hvis der alene udføres en udvidet gennemgang, et review, eller assisteres med opstilling af regnskabet.

Revisor skal påse, at der foreligger den fornødne dokumentation for det i regnskabet oplyste, herunder for udgifter til administration og anvendelsen af de indsamlede midler. Det fremgår af bekendtgørelsens § 11, stk. 2.

Det skal fremgå af revisors påtegning (revisionserklæringen), hvis regnskabet ikke indeholder en erklæring fra de ansvarlige for indsamlingen om, at indsamlingen er foretaget i overensstemmelse med indsamlingsreglerne. Det fremgår af bekendtgørelsens § 11, stk. 3.